为进一步明确办公室助理工作职责，提升团队协作效率，解决当前工作中存在的问题，助力新助理快速融入工作环境，保障学院日常行政事务高效有序推进，2025年10月10日晚19:00，信息与智能工程学院于格物四411会议室召开办公室助理专题培训会。学院办公室助理指导老师盖尧老师、助理总负责人钟彬同学及全体现任办公室助理（含新入职及在岗人员）参会，会议由钟彬同学主持。

新助理参观办公室

办公室学生助理培训会议过程

会议伊始，为打破新老助理间的陌生感，促进团队成员相互了解，会议首个流程开展“新老助理自我介绍”环节。老助理们结合自身在岗时长与工作经历，分享了文件整理、师生接待、设备操作等核心工作的经验心得，同时主动提及工作中曾遇到的难点与解决方法，为新助理提供了宝贵的“避坑指南”；新助理们则依次介绍个人专业、兴趣特长及对助理工作的期待，部分新助理表示“希望能快速掌握办公技能，为老师和同学们提供贴心服务”。轻松坦诚的自我介绍环节，不仅让团队成员彼此熟悉，更为后续工作配合奠定了坚实基础。

办公室新助理自我介绍

自我介绍环节结束后，盖尧老师结合近期办公室工作实际情况，对会议核心内容展开讲解。首先，盖尧老师客观指出老助理工作中存在的不足：近期办公室多次出现文件分类混乱、办公区域卫生清洁不及时、设备故障未及时上报等问题，且未被老助理察觉并主动解决，反映出部分老助理责任意识松懈、细节把控不到位。针对这些问题，盖尧老师强调，老助理作为团队的“中坚力量”，需时刻以高标准要求自己，主动巡查办公环境、梳理工作流程，及时发现并解决潜在问题。

随后，盖尧老师面向新助理详细介绍了助理岗位的核心注意事项。她着重强调礼仪规范与主动服务意识：“见到老师要主动微笑问好，使用‘您’‘请’等礼貌用语；日常值班时要‘眼里有活’，主动询问老师是否需要协助，比如文件复印、会议准备等，不能‘等指令、盼安排’。”同时，针对办公区域卫生问题，盖尧老师明确要求，每日值班助理需按“早通风、午整理、晚清洁”的标准维护环境，确保桌面整洁、地面干净、设备归位，为师生营造舒适的办公与办事环境。此外，她还提醒新助理要尽快熟悉办公室基本信息与工作流程，遇到疑问及时向老助理或老师请教，避免因信息滞后影响工作效率。

办公室助理指导老师盖尧老师发言

会议最后，助理总负责人钟彬同学以专题PPT为载体，为新助理开展入职实操培训。培训内容围绕办公室工作核心模块展开，兼具专业性与实用性：在“日常事务流程”模块，钟彬同学详细拆解了文件收发、会议筹备、物资管理的具体步骤，例如文件需按“紧急程度+类别”分类归档，会议筹备需提前确认场地、设备、参会人员名单；在“新老助理工作交接”模块，他结合自身经验总结出“交接清单+现场演示+后续答疑”的三步法，确保交接过程无遗漏；在“本学期重点工作任务”模块，钟彬同学根据学院近期工作安排，对各项任务进行拆解分配，明确各岗位的职责范围与时间节点，并鼓励新老助理加强配合，共同完成任务。培训过程中，钟彬同学还针对新助理提出的“打印机操作”“文件盖章流程”等疑问进行现场演示，帮助新助理快速掌握实操技能。

办公室助理总负责人钟彬同学发言

此次专题培训会不仅及时指出并解决了当前办公室工作中的问题，更搭建了新老助理交流学习的平台，为新助理快速融入团队、提升业务能力提供了清晰指引。相信在全体助理的共同努力下，学院办公室工作将更加规范高效，为学院各项事业发展提供坚实的后勤保障。

信息与智能工程学院学生工作办公室

图/庞琳茵

文/庞琳茵

初审|丁阳

责编|陈诗源

终审|帅莉